Nuovo POS e registratore telematico: entro quando collegarli

Se attivi un nuovo POS, il collegamento al registratore telematico si registra online, nella funzione Gestione collegamenti del portale Fatture e Corrispettivi, a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo all'attivazione ed entro l'ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese. Esempio: POS attivato il 20 ottobre 2026, collegamento tra il 6 e il 31 dicembre 2026. Non serve nessun cavo né un tecnico.

Il collegamento è una comunicazione, non un cavo

La legge di bilancio 2025 ha modificato il D.Lgs. 127/2015: dal 1° gennaio 2026 lo strumento con cui accetti i pagamenti elettronici deve essere «sempre collegato» a quello con cui memorizzi e trasmetti i corrispettivi. L'Agenzia delle Entrate, con il provvedimento del 31 ottobre 2025 (prot. n. 424470), ha stabilito che il collegamento si fa esclusivamente con le funzioni web dell'area riservata di Fatture e Corrispettivi.

In pratica dichiari all'Agenzia quale POS usi con quale registratore e in quale punto vendita. Il collegamento fisico tra i due apparecchi resta possibile e a volte comodo, ma non è richiesto. Per «POS» si intendono tutti gli strumenti con cui incassi elettronicamente: i terminali tradizionali, le app che trasformano il telefono in POS e i POS virtuali per i pagamenti online.

La prima ondata di registrazioni, quella per i POS già in uso a gennaio 2026, aveva un termine di 45 giorni dall'apertura del servizio ed è ormai chiusa. Questa guida riguarda la fase a regime: POS nuovi, spostati o dismessi.

La regola per i POS nuovi

Per i POS il cui contratto con l'operatore finanziario è stipulato dopo il 31 gennaio 2026, il punto 3.2 del provvedimento dice che il collegamento si registra:

• a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data in cui il POS è effettivamente disponibile;
• entro l'ultimo giorno lavorativo dello stesso mese, considerando il sabato non lavorativo;
• con una tolleranza: non sono considerate tardive le registrazioni fatte entro l'ultimo giorno del mese.

Perché si aspetta il secondo mese? Perché l'elenco dei POS che vedi nel portale viene dagli operatori finanziari, che inviano i dati all'Agenzia entro la fine del mese successivo a quello dei pagamenti. Prima del 6 il nuovo POS potrebbe non comparire ancora.

Gli stessi termini valgono quando modifichi un collegamento già registrato, per esempio quando sposti un POS su un altro registratore.

Esempi con date

Conta il mese di attivazione, non il giorno: un POS attivato il 1° o il 30 ottobre ha la stessa finestra di dicembre. Lo stesso provvedimento porta l'esempio di un POS attivato il 1° febbraio, da registrare tra il 6 e il 30 aprile.

I passi su Fatture e Corrispettivi

1. Entra nel portale Fatture e Corrispettivi. Accedi con SPID, CIE o CNS; in alternativa lo fa un intermediario con delega al servizio Accreditamento e censimento dispositivi.
2. Apri la funzione Gestione collegamenti. Trovi l'elenco delle matricole dei registratori e dei POS che risultano attivi nel mese di riferimento.
3. Scegli il registratore telematico. Seleziona la matricola del registratore che usi con il nuovo POS.
4. Scegli il POS. Selezionalo dall'elenco controllando terminal id e operatore finanziario; se non compare, inserisci a mano i suoi dati identificativi.
5. Indica l'indirizzo del punto vendita. Inserisci l'indirizzo dell'unità locale in cui registratore e POS vengono usati, poi salva il collegamento.
6. Conserva la prova. Salva o stampa la schermata con i collegamenti registrati e il mese di riferimento.

Se il portale non si apre o l'accesso con SPID si blocca sul computer del negozio, spesso il problema è il PC e non il servizio: un tecnico PC da remoto può aiutarti a sistemare browser e certificati.

Casi particolari

Come verificare che sia tutto registrato

Dopo il salvataggio, la funzione Gestione collegamenti mostra i collegamenti registrati. Quelli fatti nella finestra corretta riportano come data di collegamento il mese di attivazione del POS: un POS attivato a ottobre 2026 e registrato a dicembre risulterà collegato da «ottobre 2026».

Tre controlli da fare ogni volta che cambia qualcosa:

• ogni POS attivo compare collegato ad almeno un registratore, con l'indirizzo giusto;
• i POS restituiti o chiusi sono stati dichiarati dismessi;
• sul documento commerciale continui a indicare correttamente se il cliente paga in contanti o elettronicamente: anche l'errata indicazione della forma di pagamento è sanzionata.

Sanzioni

La legge di bilancio 2025 ha esteso al mancato collegamento la sanzione dell'articolo 11, comma 5, del D.Lgs. 471/1997: da 1.000 a 4.000 euro. Ha esteso anche le sanzioni accessorie previste dall'articolo 12 dello stesso decreto.

Il ravvedimento e il calcolo delle riduzioni dipendono dal caso concreto: parlane con il tuo commercialista. Tieni presente anche che dal 1° gennaio 2027 queste regole confluiscono nel testo unico delle sanzioni tributarie (D.Lgs. 173/2024).

Il collegamento POS-registratore è uno degli adempimenti digitali del 2026 per chi ha un negozio o un locale. Gli altri, dalla PEC degli amministratori all'accessibilità del sito, sono riassunti negli obblighi digitali delle piccole imprese nel 2026. Se sei una società, controlla anche chi deve comunicare la PEC dell'amministratore.

Domande frequenti

Fonti: Agenzia delle Entrate, provvedimento del 31 ottobre 2025 prot. n. 424470 · Agenzia delle Entrate, comunicato stampa del 31 ottobre 2025 · Normattiva, legge 207/2024 · Normattiva, D.Lgs. 471/1997 art. 11 · Assolombarda, guida operativa POS-RT · Portale Fatture e Corrispettivi